Syndics de copropriété : comment s’assurer qu’ils remplissent leurs obligations
La gestion d’un immeuble en copropriété est souvent confiée à un syndic de copropriété. Professionnels d’un secteur soumis à réglementation, les syndics de copropriété se conforment globalement à la loi. Cependant, les comportements préjudiciables aux copropriétaires perdurent, car la plupart ignore les mesures existantes pour les protéger.
La vigilance s’impose avant toute signature
Manque de transparence, facturations abusives, défaut d’information, clauses irrégulières dans les contrats… Les comportements déloyaux subsistent, malgré l’obligation pour les syndics de respecter le contrat-type mis en place par le décret n° 2015-342 du 26 mars 2015. Il est donc primordial d’être vigilant à la lecture du contrat, comme le rappellent les associations de consommateurs.
Dans de nombreux cas, par exemple, ni assemblée générale annuelle ni réunion avec le conseil syndical ne sont organisées par le syndic bien que ces tâches de gestion courante soient incluses dans sa rémunération forfaitaire. Parfois, les tarifs sont présentés hors taxes alors qu’ils doivent figurer obligatoirement toutes taxes comprises.
Et quand la copropriété confie à un prestataire extérieur la gestion des archives, de nombreux syndics suppriment du contrat le dispositif pourtant réglementaire ouvrant droit à une réduction de leurs honoraires.
Autre exemple : alors que la durée prévisionnelle de l’assemblée générale doit être négociée et mentionnée au contrat, certains syndics imposent une assemblée générale d’une heure pour ensuite facturer plusieurs heures supplémentaires. De même, les contrats cultivent parfois le flou sur la facturation de l’assemblée générale extraordinaire : en cas de tarification au temps passé ou au nombre de lots, la facture finale peut être très élevée.
Et, jusqu’au plafonnement de « l’état daté » (document que le syndic doit faire parvenir au notaire lorsqu’un copropriétaire vend son bien) à 380 € par décret du 21 février 2020, certains syndics pouvaient réclamer pour cette prestation jusqu’à 600 €.
Enfin, en cas de retard de paiement des charges, des syndics facturent le premier courrier qui n’est qu’une simple relance quand seule la mise en demeure peut être tarifée.
Pour en finir avec ces pratiques, un arrêté du 30 juillet 2021 a renforcé l’obligation d’information des syndics. Ainsi, depuis le 1er janvier 2022, le syndic doit fournir avec le contrat une fiche d’information standardisée reprenant les différentes prestations ainsi que leur prix. Dans le cas contraire, le syndic s’expose à une amende allant jusqu’à 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale.
Si le syndic ne répond pas à la demande d’un copropriétaire
Depuis le 1er juillet 2015, le syndic est tenu de créer un extranet sécurisé permettant à chaque copropriétaire de consulter les documents importants relatifs à la copropriété. Et le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 est venu préciser la liste minimale des documents qui doivent être mis à disposition de façon dématérialisée. Toutefois, l’assemblée générale peut décider d’exempter le syndic de l’obligation de mettre en place un extranet.
Dans le cas où le syndic ne répond pas à la demande d’un copropriétaire, il convient de lui envoyer d’abord un courriel ou un message via l’extranet (en veillant à conserver une preuve des échanges). Sans réponse de sa part, une mise en demeure pourra lui être adressée par courrier recommandé avec accusé de réception.
Il peut s’avérer judicieux de contacter le conseil syndical qui possède certaines capacités d’action. Et, si la question concerne l’ensemble de la copropriété, il est possible de l’inscrire à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale.
En cas de litige, une résolution amiable peut être envisagée via le médiateur de la consommation désigné dans le contrat ou sur le site internet du syndic. La liste des médiateurs est accessible sur le site de la Commission d’évaluation et de contrôle de la médiation de la consommation (www.economie.gouv.fr/mediation-conso>rubrique Immobilier, logement/syndics de copropriété).
Si la responsabilité du syndic est engagée, l’assemblée générale peut décider d’une action en justice à son encontre, action qui sera menée par le nouveau syndic.
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Quid des résidents ?
Vis-à-vis des occupants de la copropriété, le syndic a également des obligations d’information dont le contenu figure dans le décret n° 2015-1681 du 15 décembre 2015.
Le syndic doit informer les résidents des décisions prises par l’assemblée générale susceptibles d’impacter les charges ou les conditions d’occupation de l’immeuble. Ainsi, toute décision relative à l’entretien, à la maintenance, aux travaux et aux actes techniques liés (audits, études, diagnostics…) doit être portée à la connaissance de chaque occupant de la copropriété.
A noter que ni les prestations particulières de gestion confiées au syndic ni les décisions concernant une saisie immobilière ou un contentieux opposant un copropriétaire au syndic ne sont concernées
Le syndic coopératif
Pour la gestion d’une copropriété, syndics professionnel et bénévole sont des modes de fonctionnement bien connus. Mais les copropriétaires peuvent également opter pour une alternative : le syndic coopératif.
Méconnu, ce régime juridique applicable aux copropriétés est prévu par la loi de 1965, ainsi que par le décret du 7 mars 1967. Dans cette alternative, les fonctions d’une copropriété « classique » sont réparties entre les copropriétaires, notamment la mission de syndic et le conseil syndical. En forme coopérative, la constitution d’un conseil syndical est obligatoire et c’est ce dernier qui élit parmi ses membres celui chargé d’assurer la fonction de syndic pour 3 ans renouvelables.
Le recours à un syndic coopératif se décide à la majorité absolue et tout acte ou document établi au nom du syndic doit le préciser… Il peut confier l’exécution de certaines tâches à d’autres prestataires ou à une union coopérative (structure créée entre syndicats d’immeubles, voisins ou non, en vue de gérer des services destinés à faciliter leur gestion).
Enfin, l’assemblée générale doit désigner, obligatoirement et à la majorité simple, une ou plusieurs personnes physiques ou morales, copropriétaires ou personnes extérieures qualifiées (expert-comptable, commissaire aux comptes), pour contrôler les comptes du syndic. Ils doivent justifier chaque année à l’assemblée générale de l’exécution de cet
